INFORMATION

Välkommen till oss! 

Här nedan har vi samlat lite information och frågor och svar.

Ny kund - det här behöver vi för att komma igång!

När vi har fått full kundkännedom och vi skrivit uppdragsavtalet behöver vi ordna lite praktiskt för att vi ska kunna komma igång. 

1. Kundkännedom (vi arbetar med Due Compliance)
2. Uppdragsavtal
3. Personuppgiftsbiträdesavtal (GDPR)
4. Deklarationsombud - fullmakt 
5. Fullmakt till bank för att kunna skriva ut och stämma transaktioner samt ev. betalning
   
6. Systemanpassningar i Fortnox, logotype, licenser, inhämtning av registerinformation m.m.
   

Instruktion vid inlämning av material 

I syfte att få ett effektivt arbetsflöde och minimera onödiga kostnader är det viktigt att det material som inlämnas för bearbetning, fysiskt eller digitalt, är komplett och i ordnat skick. Vi arbetar med Fortnox fakturatolk som spar vår tid och därmed blir mer kostnadseffektivt för våra kunder samt för att vi anser att det medför andra fördelar att fakturorna sparas digitalt kopplade till verifikaten och på vis enkelt går att ta fram vid senare tillfälle såsom vid revision. Därför ser vi gärna att leverantörsfakturor inkommer till oss i skannat PDF-format (en faktura per fil) direkt till ditt företags Fortnox-inbox (tveka inte att fråga oss om du är osäker på vilken adress det är). Det är fortfarande helt OK att skicka in underlag fysiskt men vi kommer då att skanna leverantörsfakturorna för att använda tolken. 

Tidpunkter för inlämning

För att utföra det arbete som överenskommits i rätt tid för den rapportering som ska ske till såväl er som till externa parter och myndigheter, behöver vi ha materialet senast på nedanstående tider. För material som lämnas senare än nedan överenskomna datum kan byrån inte garantera leverans i överenskommen tid eller att rapportering till myndigheter kan ske i rätt tid.

Material för period:          Senast oss tillhanda:

Januari                              10 feb

Februari                             10 mar                                              

Mars                                   10 apr (gäller även för kvartal 1)

April                                    10 maj

Maj                                      10 jun

Juni                                     10 jul (gäller även för kvartal 2)

Juli                                       10 aug

Augusti                               10 sep

September                        10 okt (gäller även för kvartal 3)

Oktober                              10 nov

November                         10 dec

December                         10 jan (gäller även för kvartal 4)

Period

Det är väsentligt att allt material för den aktuella perioden finns med vid inlämning. Gå därför igenom materialet för den aktuella perioden för att säkerställa att allt har kommit med. Titta även igenom material som inkommit efter periodens slut för att fastställa om det hänför sig till den aktuella perioden trots att det har inkommit senare.

Komplett

Kontrollera att materialet är komplett, t ex att alla kontoutdrag, fakturor, kvitton mm finns med för den aktuella perioden. Särskilt viktigt är det att egna uttag och överföringar som saknar underlag förklaras, genom att information bifogas som förklarar vad den aktuella transaktionen avser. Reseförskott och utlägg ska styrkas med de underliggande kvitton.

Noteringar

Kvitton som avser representation ska innehålla namn på vilka som deltagit samt vilket affärsmässigt syfte det avser, t ex möte med en kund eller förhandlingar med en leverantör.

Kommentarer

Bifoga kommentarer till de affärshändelser och underlag som kan behöva en förklaring för att öka förståelsen av vad transaktionen avser.

Tveka aldrig att kontakta oss om du har några frågor eller funderingar! 

Hälsar vännerna på Franzéns Redovisningsbyrå